Dans un article précédent, j'évoquais l'importance d'avoir une vision claire de ses coûts en cuisine. Aujourd'hui, après quelque temps à étudier Pennylane, je veux partager comment cet outil peut transformer la gestion quotidienne d'un restaurant.

Car le problème, ce n'est pas seulement de calculer ses ratios. C'est surtout de pouvoir le faire en temps réel, sans attendre la fin du trimestre pour découvrir qu'on a dérivé.

Finies les factures qui traînent dans le tiroir

Commençons par la base : la gestion des factures fournisseurs. Combien de fois ai-je vu des collègues empiler les factures "pour les traiter plus tard" ? Résultat : on perd la trace, on oublie des échéances, et le comptable s'arrache les cheveux.

Avec Pennylane, c'est simple : chaque fournisseur peut envoyer ses factures directement sur une adresse e-mail dédiée (achats@votrerestaurant.pennylane.com) ou vous pouvez faire un simple transfert de votre boite mail. La facture arrive, elle est automatiquement numérisée et classée. Plus de papier qui traîne. Les données de la facture traitées par l’IA seront transférées selon des règles d’automatisation que vous pouvez choisir aisément.

La réconciliation bancaire qui se fait toute seule

Vous savez, cette tâche fastidieuse où il faut retrouver à quoi correspond chaque débit sur le compte ? Fini. Pennylane se connecte directement à votre banque et rapproche automatiquement les transactions avec vos factures.

Ce prélèvement de 347€ ? L'outil vous propose directement la facture du poissonnier reçue la veille. Cette carte bleue de 23€ ? Il vous suggère l'achat d'épices fait le matin même. Avec l’application mobile vous pouvez aussi faire un rapprochement bancaire immédiat en prenant une photo du document fiscal au moment du paiement.

Voir ses chiffres en temps réel, pas trois mois après

C'est là que ça devient intéressant pour nous, restaurateurs. Avant, pour connaître ses ratios, il fallait attendre le bilan comptable. Trois mois plus tard, on découvrait qu'on avait dérivé. Trop tard pour corriger.

Avec Pennylane, vous avez un tableau de bord actualisé en permanence. Vous voyez :

• Votre chiffre d'affaires de la semaine
• Vos achats de matières premières, de boissons alcoolisées ou de produits d’entretien
• Les balances fournisseurs et les balances clients
  
  Plus besoin de naviguer à l'aveugle. Vous prenez vos décisions avec des données fraîches.
  
  Gestion et comptabilité dans le même outil

Ce qui change vraiment, c'est d'avoir la gestion opérationnelle et la comptabilité au même endroit. Vous n'avez plus d'un côté votre logiciel de caisse, de l'autre vos factures papier, et encore ailleurs votre comptabilité.

Tout est centralisé. Vous faites vos commandes, vous recevez vos livraisons, vous suivez vos paiements, et automatiquement votre comptabilité se met à jour.
L’ecosystème de Pennylane permet d’intégrer la plupart des outils de gestion, d’enregistreurs de caisse et autre encore. Parmi les intégrations les plus utiles pour les restaurateurs : Lightspeed et TouchBistro pour les caisses enregistreuses, Resy et OpenTable pour les réservations, Deliveroo et Uber Eats pour les plateformes de livraison, ou encore Stripe et PayPal pour les paiements en ligne. Ces connexions automatiques évitent la double saisie et garantissent une cohérence parfaite entre vos opérations et votre comptabilité.

Une cohérence qui change la donne au quotidien.

Communiquer simplement avec son comptable

Autre avantage souvent négligé : la relation avec l'expert-comptable. Très souvent c’est le parcours du combattant. Rassembler tous les justificatifs, les classer, les envoyer... Et ensuite, attendre des explications sur des écritures incompréhensibles.

Avec Pennylane, votre comptable accède directement à vos données, proprement classées et réconciliées. Il peut travailler en temps réel sur votre dossier. Plus besoin de rendez-vous mensuels pour "faire le point". Les échanges se font au fil de l'eau, sur des sujets précis.

Résultat : moins de temps passé en réunion comptable, plus de temps pour votre restaurant.

Un gain de temps concret

Concrètement, qu'est-ce que ça représente ? Le restaurant avec lequel je travaille estime gagner 6 à 8 heures par semaine sur l'administratif. Du temps récupéré pour la cuisine, pour l'équipe, pour améliorer le service. Mais surtout, une sérénité retrouvée. Savoir où on en est financièrement, pouvoir anticiper plutôt que subir.
Bien sûr, adopter un nouvel outil demande un petit temps d’adaptation. Mais avec l’interface intuitive de Pennylane et son support client réactif, même les restaurateurs les moins à l’aise avec la technologie s’y retrouvent rapidement. Prêt à transformer la gestion de votre restaurant et à gagner en sérénité ? Vous pouvez tester Pennylane gratuitement sur www.pennylane.com et découvrir une nouvelle façon de piloter votre activité. Envie de partager vos astuces de gestion ou d’explorer des collaborations ? Contactez-moi à michele.valsania@cookcodechange.com pour échanger !